Privacy verklaring Aikido vereniging Chu Shin Dojo en Stichting Chu Shin

Dit is de privacyverklaring van aikido vereniging Chu Shin Dojo en de stichting Chu Shin gevestigd te Amsterdam.

Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken de persoonsgegevens die zijn doorgegeven via de inschrijfformulieren welke aan ons zijn verstrekt bij inschrijving bij van aikido vereniging Chu Shin Dojo.

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adres
• Postcode en Plaats
• (Mobiel)Telefoonnummer
• E-mailadres

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Voor het lidmaatschap bij aikido vereniging Chu Shin Dojo zijn geen bijzondere persoonsgegevens benodigd. Echter voor de docenten is dit wel gewenst, het betreft daarbij medische indicaties die het lerarenteam moet weten in noodsituaties. Deze informatie wordt echter niet vastgelegd of bewaard.

Met welk doel en op basis van welke grondslag gebruiken wij de persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• De leden te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor de financiële administratie (Bijv. verzoeken Contributie of lesgeld)
• NAW gegevens zijn van toepassing indien een van de leden naar huis gebracht moet worden bij een calamiteit
• Geboortedatum en postcode zijn benodigd voor aanmelding bij de overkoepelende aikido organisaties
• De leden te informeren over door de vereniging georganiseerde evenementen, lestijden, stages en andere evenementen en zaken
• De leden te kunnen informeren aangaande ledenvergaderingen
• Versturen van informatie aangaande veranderingen in de vereniging die van belang zijn met de leden te delen
• Leden te kunnen informeren via whatsapp aangaande onverwachte wijzigingen in de lessen of afzeggen van een les door leden zelf

Hoe gaan wij om met de persoonsgegevens

Aikidovereniging Chu Shin Dojo:

Niek Remkes en Thomas Huijgen van aikido vereniging Chu Shin Dojo ontvangen het inschrijfformulier en voeren de gegevens zoals vermeld op het formulier in de financiële/leden administratie in. Het inschrijfformulier is alleen digitaal en alleen Niek remkes en Thomas Huijgen hebben toegang toe dit formulier. Deze formulieren komen binnen bij een emailadres, wat beschermt is door een sterk paswoord.

In voorkomend geval zullen Niek Remkes en Thomas Huijgen gegevens delen met het bestuur van Aikido vereniging Chu Shin Dojo. Denk hierbij aan email adressen voor het uitsturen van uitnodigingen voor de ALV, informeren van de leden aangaande evenementen van de vereniging etc. Voor het aanmaken van een tijdelijke noodlijst (bij evenementen of stages buiten onze eigen Dojo) zal separaat toestemming worden gevraagd. Voorwaarde is wel dat deze noodlijst alleen aan het bestuur wordt verstrekt en wordt vernietigd na afloop van het evenement.

Als een lidmaatschap wordt beëindigd dan zullen de persoonsgegevens volgens onderstaande bewaartermijnen worden bewaard of vernietigd.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens

Wij bewaren de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn geregistreerd. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Persoonsgegeven	Bewaartermijn	Reden
Voor- en achternaam	7 jaar	Is onderdeel van de financiële administratie waarvoor een wettelijke bewaartermijn is gesteld van 7 jaar.
Geboortedatum	Max 1 jaar	Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties
Adres	Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap	Niet meer benodigd
Postcode en Plaats	Max 1 jaar	Wordt einde jaar gebruikt voor opgave aan en verwerken opzegging bij de overkoepelende aikido organisaties
(Mobiel)Telefoonnummer	Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap	Niet meer benodigd
E-mailadres	Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap	Niet meer benodigd
Inschrijfformulieren	Verwijderd bij opzeggen lidmaatschap	Niet meer benodigd
Beeldmateriaal	Blijft bewaard	Alleen voor Chu Shin Dojo promotie

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij zullen nooit gegevens verkopen aan derden en zullen deze uitsluitend verstrekken aan de overkoepelende aikido organisaties waar alle leden worden geregistreerd. Met de organisaties die deze gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij gebruiken geen cookies of vergelijkbare technieken.

Publiceren van beeldmateriaal

Chu Shin Dojo maakt tijdens lessen en stages foto’s en filmpjes. Dit beeldmateriaal wordt op de website of via de facebookpagina van Chu Shin Dojo gepubliceerd.

Gebruik van Whatsapp Chu Shin Dojo

Voor communicatie richting leden van Chu Shin Dojo wordt soms gebruik gemaakt van een whatsapp groep. Het kan gebeuren dat een les onverwacht niet door gaat wat dan op deze wijze snel kan worden gecommuniceerd. Dit betekend dat het telefoonnummer en naam op de mobiele telefoon staat van de dojo houder en alle overige leden van deze groep.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen (Recht van vergetelheid)

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Aikido vereniging Chu Shin Dojo en de Stichting ChuShin en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens waarover wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@chushin.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als het idee bestaat dat de gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons door middel van het versturen van een mail naar info@chushin.nl

Onderstaande maatregelen zijn getroffen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen:

Aikido vereniging Chu Shin Dojo en stichting Chu Shin:

• Alle gegevens (inschrijfformulieren en gegevens ingevoerd in financiële /leden administratie) staan alléén op een met een sterk wachtwoord beveiligde google drive
• Alle gegevens die ingevoerd zijn in de financiële/leden administratie staan ook alléén op de beveiligde google drive
• De financiële administratie is beveiligd met een sterk wachtwoord.

 

Meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.

Wijziging van het privacy beleid

Het privacy beleid wordt van tijd tot tijd aangepast om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring worden opgenomen. Wij raden u dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zult u per e-mail worden geïnformeerd.